Documentatie

Cu ajutorul acestui modul sunt introduse toate intrarile de la furnizori indiferent de tipul documentului (factura, aviz, etc.). Se introduc produsele gestionabile, mijloacele fixe, obiectele de inventar si toate cheltuielile.

Daca avem incarcat un token virtual, putem incarca facturile primite in SPV. Se va seta gestiunea care va fi folosita la crearea receptiilor, se seteaza data cu care dorim sa incarcam (nu mai mult de 60 zile) si apasam „Incarca“.

Alicatia va adauga toti furnizorii noi si va crea o receptie draft pentru fiecare e-factura citita din SPV. Urmeaza sa intram in fiecare receptie unde putem edita gestiunea si produsul/cheltuiala. Deasemenea in receptie avem la dispozitie e-factura in format XML si in format PDF. Prin tipararirea pdf-ului avem e-factura in format fizic pe care vom avea mentiunea ca a fost generata din e-Factura si indexul cu care a fost incarcata de furnizor.

Vedeti cat este de simplu sa introducem o receptie dintr-o e-factura, economia de timp fiind substantiala, erorile de introducere sunt eliminate in totalitate si posibilitatea tipararii imediate inclusiv a datele de indentificare ale e-factura.

• O receptie nu poate contine produse din mai mult de o gestiune (ar trebui sa creeze mai multe NIR), dar poate contine pe langa produse gestionabile mijloace fixe, obiecte de inventar sau cheltuieli. Pentru mijloacele fixe si obiectele de inventar se pot genera NIR din modulele „Imobilizari“ si „Obiecte de inventar“.
• Daca un document are produse care trebuie duse in gestiuni diferite se vor introduce toate intr-o gestiune apoi se va face o „Nota de transfer“ intre gestiuni.
• Mijloacele fixe vor avea obligatoriu cantitatea = 1, daca sunt mai multe se vor introduce fiecare in parte.
• Receptiile provenite din „Bonuri fiscale“, „Bon de casa“, „Carnet de comercializare“, „Borderou de achizitii“, „Contracte“ si „Alte documente“, vor genera automat si plata in receptie va trebui introdus contul din care se va face plata.
• Autofactura, in acest caz in receptie vom avea posibilitatea de a genera E-factura fiind similar cu generarea E-factura dintr-o factura obisnuita.

Interfata contine o serie de instrumente care simplifica completarea unei noi receptii.

• Completarea receptiei pe baza unei liste de coduri QR scanate. Se selecteaza lista dorita si se apasa „Incarca“. In receptie vor fi adaugate toate produsele al caror QR a fost scanat.
• Prin selectarea unui produs/serviciu datele salvate in gestiune (pret, cota TVA, moneda), se incarca automat.
• In receptie se va afisa o lista cu ultimele trei achizitii de la furnizorul din receptie, ultimele trei achizitii de la alti furnizori, din produsul selectat. Acest scurt istoric de achizitie ne va ajuta sa observam imediat eventuale erori.
• Adaugarea de produse noi direct din receptie. In cazul in care avem un produs nou selectam „Adauga produs nou“, introducem numele si la salvarea receptiei acesta va fi adaugat automat in nomenclatorul de produse si in gestiune.
• Adaugarea de produse noi din catalogul furnizorului. In cazul in care furnizorul are un catalog incarcat, se poate selecta un produs din acest catalog si la salvarea receptiei acesta va fi adaugat automat in nomenclatorul de produse si in gestiune.
• Adaugarea de categorii/cheltuieli direct din receptie. In cazul in care avem o categorie/cheltuiala noua selectam „Adauga categorie/cheltuiala noua“, completam datele dorite si salvam noul tip de categorie/cheltuiala.
• Receptia care contine produse gestionabile permite introducerea datei documentului si datei NIR (de intrare in gestiune), date ce pot fi din luni diferite.
• O receptie care contine produse gestionabile si cheltuieli, are posibilitatea de repartizare a cheltuielii pe produse. De asemenea putem sa asociem cheltuieli si din alta receptie pe produse daca este cazul.

• NIR, se genereaza cand receptia contine produse gestionabile.
• NIR retur legat, este generat dintr-un NIR prin apasarea butonului „Returneaza“, nu poate contine decat produse din NIR din care a fost generat. Un NIR poate contine mai multe retururi, dar programul nu va permite returnararea unei cantitati mai mari decat cea receptionata initial.
• NIR retur nelegat, se adauga ca un NIR cu cantitati negative, este util cand nu exista date, ex(o firma preluata pe baza unei balante si reurul este dintr-un NIR anterior)
• Receptie, documentul contine numai cheltuieli.
• NIR generat de alt document, poate fi generat de o factura sau un aviz emis de retur, de o nota de trasfer pentru gestiunea primitoare si de un mijloc fix sau un obiect de inventar
• Receptie cu valoare 0, de exemplu receptia contine stornarea unui avans si un numar de produse/cheltuieli dar valoarea totala este 0. Prin emiterea receptiei se va adauga automat in modulul plati o compensare care va genera notele contabile aferente inchiderii avansului si platii produselor/cheltuielilor receptionate.
• Declaratie vamala de import. Prin selectarea unui furnizor extracomunitar, receptia comuta automat in modul DVI. Cursul BNR va trebui inlocuit cu cursul din vama, toate accesorile din DVI (taxe vamale, comision vamal etc.) vor fi introduse ca si cheltuieli care trebuie sa aiba setat atributul „Cheltuiala asociata DVI“.
• Receptie ce urmeaza sa fie asociata intr-un DVI. In receptie va trebui sa folosim cursul din vama, astfel incat dupa asocierea receptiei in DVi valoarea TVA din DVI sa fie calculat corect.

Cand se adauga o receptie noua, daca documentul contine produse gestionabile se va emite un NIR cu seria selectata in modul si nr. urmator al seriei selectate.

La inceput vor fi afisate in ordine cronologica toate receptiile cu starea “Ciorna”, idiferent de data acestora. In continuare vor fi afisate toate receptiile din luna selectata. Acestea vor fi ordonate cronologic. receptiile cu aceeasi serie trebuie sa aiba date crescatoare, programul permite si salvarea de receptii care nu sunt ordonate cronologic, daca setam in receptie “Receptia(NIR) nu este ordonat cronologic”. In coloana cu seria acestea vor fi marcate cu un stegulet rosu.

In functie de starea in care se afla receptia in coloana „Stare“ vom scrie:

• Ciorna - receptii noi nesalvate
• Anulata - receptii anulate.
• Emisa - receptie in baza unui document, dar nu aviz, care nu are plati atasate.
• Partiala - receptie in baza unui document, dar nu aviz, care este platita partial.
• Platita - receptie in baza unui document, dar nu aviz, care este platita in totalitate.
• Receptie aviz - inregistrarea unui document atasat unui aviz primit, nu va mai produce NIR, acesta a fost generat la inregistrarea avizului.
• Aviz storno - NIR generat de un aviz emis storno emis de firma.
• Aviz client NIR generat de un aviz storno emis de un client, legat de un aviz emis
• Transfer - NIR generat de o nota de transfer intre gestiuni.
• Factura storno - NIR generat de o factura storno.
• Aviz retur - NIR generat de un aviz de retur legat de un aviz primit emis de firma sau de furnizor.
• Emis - aviz primit de la furnizor care nu are documente atasate(receptii, avize retur)
• Partial - aviz primit de la furnizor care are documente atasate dar acestea nu inchid total avizul.
• Inchis - aviz primit de la furnizor inchis complet si aviz retur.

din stanga

Adauga o receptie noua.

din dreapta – stergerea receptiei

• Receptia care nu este si NIR poate fi stearsa.
• Daca NIR are ultimul nr. din serie atunci va fi sters.
• Daca NIR nu are ultimul nr. din serie, va fi anulat.
• Daca NIR provine dintr-un aviz si acesta are atasate documente, nu mai poate fi sters.
• NIR generat din alt modul nu poate fi sters.
• NIR care contine retururi nu poate fi sters.
• Receptia care contine plata poate fi stearsa, plata va fi modificata automat in sensul ca legatura cu receptia dispare, ulterior putand fi repartizata altei receptii, prin editarea platii.

din dreapta – editarea receptiei

• Receptia care nu este si NIR poate fi editata.
• Daca NIR provine dintr-un aviz si acesta are atasate documente, nu mai poate fi editat.
• NIR generat din alt modul nu poate fi editat.
• NIR care contine retururi nu poate fi editat.
• Receptia care contine plata poate fi editata, numai daca noua valoare a receptiei este cel putin egala cu totalul platilor din receptie.

Ochelar din dreapta - vizualizare descarcare aviz primit

Este activ doar pentru NIR din avize primite si documentele atasate si putem vizualiza situatia fiecarui reper.

In cazul NIR adaugate de alte modulele, se va vizualiza documentul care a produs NIR respectiv (factura storno, transfer, mijloc fix, obiect de inventar).

In functie de starea receptiei avem la dispozitie o serie de comenzi:

• Factureaza aviz – va crea o receptie cu toate produsele care mai au sold, doar pentru receptii din aviz.
• Editeaza – creaza o copie a receptiei care nu are nici un efect daca nu este urmata de comanda „Salveaza“ care inlocuieste receptia.
• Cancel – comanda dintr-o copie a unei receptii salvate, sterge copia (renunta la editare).
• Returneaza – creaza un retur cu minus pentru toate produsele care mai au sold.
• Tipareste – se creaza un fisier pdf. , numai pentru NIR
• Genereaza Aviz - optine disponibila doar pentru retururi, care reprezinta o iesire pentru gestiuni, va genera un fisier pdf cu avizul emis.
• din lista de plati, deschide o plata cu suma ramasa de platit din receptie.