Importul datelor se face prin intermediul unui set de fisiere excel. Aplicatia poate citii fisierele produse de programul SAGA, pentru unele module fisierele produse de Smartbill si formatul QE. prin exportarea datelor din QE se obtin fisiere excel care arata formatul. Teoretic exportand date din orice alta aplicatie sa modificand fisierle excel astfel incat sa respecte formatul QE putem sa le importortam. Importul datelor unei firme trebuie facut in etape, in ordinea prezentata mai jos cu ajutorul modulului „Import documente“ din fereastra „Setari documente“

Toate fisierele excel trebuie sa fie salvate ca xlsx

In acest moment QE permite importul balantei in format excel generata de SAGA sau de QE

Pentru obtinerea unui fisier excel care poate fi importat trebuie sa parcurgem urmatorii pasi:

1. Balanta lunii ce se doreste sa fie importata, trebuie sa aiba calculate diferentele de curs si sa fie validata inchiderea de luna. Trebuie verificat ca toate conturile in valuta au fost updatate la cursul din ultima zi a lunii, altfel sumele in valuta din balanta nu vor corespunde cu cele din documente.
2. Toate conturile in valute diferite de RON , trebuie adaugate in planul contabil, setand valuta contului. Bazandu-ne pe faptul ca balanta este inchisa si deci soldurile in lei au fost recalcalculate in functie de rata de schimb valutar din ultima zi a lunii, putem calcula si soldurile in valuta respectiva. Dupa importul balantei in aplicatie ultimele doua coloane din balanta afiseaza soldurile conturilor in valuta respectiva si trebuie verificat ca acestea sunt corecte.
3. Se genereaza balanta in EXCEL, cu setarea balanta analitica si cu excluderea analiticelor pe care nu dorim sa le preluam. Analiticele legate de clienti furnizori (4111, 401, 404, 408, 418), vor fi excluse in mod obligatoriu (aplicatia nu lucreaza cu analitice pentru clienti si furnizori) . Daca avem parteneri si in alte valute decat RON si nu a fost definit un cont sintetic pentru fiecare valuta, acesta operatie trebuie facuta manual in EXCEL prin impartirea randului respectiv prin adaugarea de conturi sintetice noi cu valorile corespunzatoare.
4. Se deschide modulul Balante din ferestra contabilitate, se pune in editare , se incarca fisierul excel, se seteaza luna balantei ce urmeaza a fi importata si programul din care provine, in acest caz “SAGA” si se apasa “Importa”
5. Se deschide balanta, se verifica soldurile in lei si valuta. Deoarece SAGA calculeaza balanta doar be baza conturilor sintetice, in timp ce aplicatia calculeaza pentru toate conturile, trebuie verificat ca soldul sintetic din SAGA este egal cu suma soldurilor tuturor conturilor (sintetic si analitice) din QE.
6. Se verifica soldurile conturilor TVA neexigibil pentru achizitii si vanzari, selectad in jurnalele de cumparari si vanzari luna balantei importate, comparand totalurile din jurnale cu cele din balanta.

Trebuie sa tinem cont de de cele 5 conditii aratate mai sus la importul unei balante din SAGA. Punctul trei care este specific SAGA poate fi tradus astfel: Ultima coloana din fisierul excel arata daca contul este sintetic valoarea 1 sau analitic valoarea 0.

In aceasta etapa se vor importa partenerii (clientii, furnizorii), receptiile naplatite, facturile neancasate, stocurile de produse din fiecare gestiune si mijloacele fixe.

QE permite importarea parnerilor pe baza de fisiere excel generate de SAGA, Smartbill si QE. O prima decizie inainte de importul clientior este optiunea se setare a notificarilor. In modulul Configuare trebuie setata optinea de creare sau nu a notificarilor cand adaugam un client nou. Setarile pentru un import corect sunt urmatoarele:

Se exporta in excel clientii si furnizorii cu toate check-urile setate. Datorita modului diferit de validare intre SAGA si QE, trebuie avute in vedere urmatorele aspecte:

• In cazul cand tara este Romania (RO), daca nu exista CIF coloana cu judetul trebuie sa fie completata obligatoriu cu codul folosit de SAGA pentru codificarea judetelor (B, IF, etc.)
• Daca dupa import avem parteneri nesalvati acestia raman ca ciorne in containerul respectiv putand fi salvati ulterior prin editarea si completarea campurilor lipsa.

Se exporta in excel clientii si furnizorii, Datorita modului diferit de validare intre Smartill si QE, trebuie avute in vedere urmatorele aspecte:

• Coloana cu “Tara” , este obligatoriu de completat in format de doua litere (RO, IT, FR, etc)
• Coloana cod client este obligatoriu sa fie completata daca ulterior se doreste si importul de facturi neancasate sau receptii neplatite.
• In cazul cand tara este Romania (RO), daca nu exista CIF coloana cu judetul trebuie sa fie completata obligatoriu cu numele judetului (B, IF, etc.)
• Daca dupa import avem parteneri nesalvati acestia raman ca ciorne in containerul respectiv putand fi salvati ulterior prin editarea si completarea campurilor lipsa.

Respectarea formatului QE a fisierului excel.

Pentru a putea importa receptiile, trebuie generate in functie de firma importata trei fisiere excel:

• Receptiile de la parteneri interneni in (RON)
• Receptiile de la parteneri externi in orice valuta, daca este cazul.
• Jurnalul de cumparari daca firma este platitoare de TVA

Fisierele excel vor fi uploadate in aplicatie dupa care se apasa Importa. se vor verifica corespondenta intre soldurile furnizorilor pentru fiecare valuta din modulul Furnizori cu cele din balanta. Se verifica TVA neexigibil achizitii comparand soldul din balanta cu cel din jurnalul de cumparari prin selctarea in acesta a luni balantei importate.

Receptii neplatite parteneri interni in RON.

• Se selecteaza Operatii / Intrari
• Se aplica filtru: perioada de la: necompletat pana la: ultima zi a lunii balantei importate, validate si iesiri neachitate.
• Se genereaza fisierul excel.

Receptii neplatite parteneri externi.

• Se selecteaza Operatii / Intrari - valuta
• Se aplica filtru: perioada de la: necompletat pana la: ultima zi a lunii balantei importate, validate si iesiri neachitate.
• Se genereaza fisierul excel.

Jurnalul de cumparari.

• Se selecteaza Situatii - Listari / Jurnale / Jurnal de cumparari.
• Se selecteaza luna balantei importate.
• Se genereaza fisierul excel.

Pentru a putea importa facturile, trebuie generate in functie de firma importata trei fisiere excel:

• Facturile catre parteneri interneni in (RON)
• Facturile catre parteneri externi in orice valuta, daca este cazul.
• Jurnalul de vanzari daca firma este platitoare de TVA si are regimul de TVA la incasare sau mai are din facturi neancasate emise in regimul TVA la incasare, cu alte cuvinte are sold in balanta pentru TVA neexigibil vanzari.

Fisierele excel vor fi uploadate in aplicatie dupa care se apasa Importa. se vor verifica corespondenta intre soldurile furnizorilor pentru fiecare valuta din modulul Clienti cu cele din balanta. Se verifica TVA neexigibil vanzari comparand soldul din balanta cu cel din jurnalul de vanzari prin selectarea in acesta a luni balantei importate.

Facturi neachitate parteneri interni in RON.

• Se selecteaza Operatii / Iesiri
• Se aplica filtru: perioada de la: necompletat pana la: ultima zi a lunii balantei importate, validate si intrari neachitate.
• Se genereaza fisierul excel.

Facturi neachitate parteneri externi.

• Se selecteaza Operatii / Iesiri - valuta
• Se aplica filtru: perioada de la: necompletat pana la: ultima zi a lunii balantei importate, validate si intrari neachitate.
• Se genereaza fisierul excel.

Jurnalul de cumparari.

• Se selecteaza Situatii - Listari / Jurnale / Jurnal de vanzari.
• Se selecteaza luna balantei importate.
• Se genereaza fisierul excel.

Deoarece in Smartbill facturile sunt in format xml se vor importa cu tot cu continut, si daca sunt incasate total sau partial trebuie sa generam si incasare. programul va folosi contul de banca pentru incasari si trebuie sa setam data contului de banca din Configurare anterioara datei celei mai vechi facturi pe care o vom importa.

Pentru importul facturilor vom genera doua fisiere:

• In documente emise selectam facturi, perioada trebuie sa cuprinda toate facturile neancasate dar daca dorim putem importa toate facturile. Exportam in SAGA, alegem optiunea cantitativ valorica si completam numele gestiunilor asa cum le-am creat. Incarcam fisierul in „Facturi XML“.
• In rapoarte selectam facturi neancasate, perioada trebuie sa cuprinda toate facturile neancasate. Exportam in Excel si incarcam in „Facturi neancasate“.

Avem posibilitatea sa incarcam toate facturile chiar daca sunt incasate sau doar facturile care au sold.

Dupa efectuarea importului, daca firma este platitoare de TVA si avem sold TVA neexigibil vanzari, trebuie sa verificam daca valaorea din balanta este egala cu cea din jurnalul de vanzari.

Eventualele erori pot proveni din facturi incasate partial si care contin produse/servicii cu cote de TVA diferite. In acest caz facturile vor fi editate, se sterg datele importate si se adauga conform jurnalului de vanzari cate un record pentru fiecare cota de TVA selectand din gestiunea „Fara gestiune“ , produsul „Factura Initiala“.

Importul se bazeaza pe un singur fisier excel si trebuie sa avem in vedere urmatoarele acpecte:

• Automat pot fi incarcate stocurile din gestiuni cantitativ valorice la pret de achizitie.
• Pentru gestiunile Global valorice si cantitativ valorice la pret de vanzare incarcarea se poate face doar manual.
• Daca avem stocuri aferente productiei (conturile 341, 345, 346 si 347), pentru fiecare cont trebuie adaugata o gestiune de productie.
• O gestiune de productie nu poate avea produse din conturi diferite.
• Toate gestiuninile trebuie sa aiba data de creere anterioara datei incarcarii stocurilor.
• In final fisierul excel trebuie sa contina nume de gestiuni care exista si in aplicatie

Se selecteaza Situatii - Listari / Situatie stocuri. Daca nu avem gestiuni cantitativ valorice la pret de vanzare putem sa generem fisierul selectatnd Toate gestiunile. In caz contra vom genera pentru fiecare gestiune cantitativ valorica la pret de achizitie un fisier. Se va selecta luna in concordanta cu balanta importata anterior. Daca este definita si gestiunea de mijloace fixe acestea vor aparea si ele in fisier, putem sa stergem aceste randuri din fisier sau sa generam cate un fisier pentru fiecare gestiune.

Se incarca fisierul, se selecteaza data cu ultima zi din luna si se importa. Daca avem mai multe fisiere se repeta operatia pentru fiecare.

Se secteaza Rapoarte - Stoc la zi. Se selecteaza data in ultima zi a lunii balantei importate, se selecteaza si produsele cu stoc 0 si se exporta fisierul excel. In fisierul excel trebuie sa completam coloana G cu contul contabil in care se regaseste produsul respectiv in balanta.

ATENTIE!!!, fisierul nu poate contine doua produse cu acelasi nume, putem sa stergem unul si cel ramas sa aiba stocul si soldul celor doua adunate sau sa redenumim unul dintre produse.

Se bazeaza pe un fisier excel. Daca avem mijloace fixe care au setat un cont diferit de cele imlicite setate in aplicatie (212, 214, 2131 si 2133), trebuie sa adaugam in modulul sabloane tipuri produse.

Se selecteaza Operatii / Imobilizari, se selecteaza luna corespunzatoare balantei importate si se genereaza fisierul.

Se incarca fisierul, se importa, se verifica in modulul Registru imobilizari datele importate.

Se introduce o receptie cu valaorea de intrare a mijlocului fix cu data de achizitie a acestuia, care se achita cu o plata. In registrul imobilizarilor se va seta mijlocul fix, comletatd si valoarea amortizata la data preluarii.

Importul avizelor de expeditie emise se realizeaza manual. Fiecare aviz va fi introdus cu data emiterii cu cantitatile nefacturate si setand optinea „Descarca gestiunea“ inactiva !!!.

Aplicatia foloseste pentru avize emise contul 418, daca balanta importata foloseste alt cont acesta va trebuii modificat in sabloane conturi

Avizele primite de la furnizori se importa manual. Fiecare aviz va fi introdus cu data emiterii cu cantitatile ramase nefacturate.

Aplicatia foloseste pentru avize primite contul 408, daca balanta importata foloseste alt cont acesta va trebuii modificat in sabloane conturi

In modulul Configurare se vor seta soldurile conturilor de casa si banca. Daca avem si conturi pentru BO/CEC se vor adauga si li se vor seta soldurile.

In modulul terti se vor indroduce tertii cu soldurile din balanta importata.

Cheltuielile in avans trebuie introduse manual fiecare in parte urmand pasii:

• Pentru fiecare cheltuiala se introduce o receptie cu valaorea initiala, la data achizitiei, folosind cheltuiala „In avans - In avans“.
• Se plateste integral receptia la accceasi data folosind in plata contul Casa - RON
• In modulul sabloane cheltuieli in avans se va seta folosind acceasi schema de partajare a cheltuielii.

Introducerea avansurilor se realizeaza manual astfel. Pentru fiecare furnizor si valuta, se introduce o plata cu data efectuarii si valoarea avansului. In plata nu se asocieaza nici o factura.

Contul folosit de aplicatie pentru avansuri acordate furnizorilor este 409, daca balanta importata foloseste alt cont acesta va trebuii modificat in sabloane conturi

Introducerea avansurilor se realizeaza manual astfel. Pentru fiecare client si valuta, se introduce o incasare cu data efectuarii si valoarea avansului. In incasare nu se asocieaza nici o factura.

Contul folosit de aplicatie pentru avansuri primite de la clienti este 419, daca balanta importata foloseste alt cont acesta va trebuii modificat in sabloane conturi